Einkaufs- und Beschaffungsfunktionen müssen in
Non-Profit-Organisationen an Bedeutung gewinnen!

Während die Privatwirtschaft – zumindest auf Großkonzernebene – längst nach dem Prinzip „der Gewinn liegt im Einkauf“ agiert, zeigt unsere Erfahrung, dass in anderen Bereichen oftmals noch unstrukturiert und unter Auslassung erheblicher Synergie- bzw. Einsparpotenziale beschafft wird. Obwohl Verantwortliche für den Themenbereich benannt sind, wird das Potenzial zentraler Einkaufsorganisationen zur Realisation von Bündelungspotenzialen, Durchsetzung höherer Qualitäten und Entlastung der Fachorganisation nicht genutzt.


Häufige Gründe dafür sind:

- Unterstützungsfunktionen wird wenig Bedeutung beigemessen („Wir brauchen sowas nicht!“)

- Mangelndes Bewusstsein für die Vorteile („Bei uns bringt das nichts!“)

- Fehlendes Fachwissen („Damit können wir uns nicht auch noch beschäftigen!“)

- Unsicherheit bzgl. der Implementierung („Wie soll das bei uns gehen?“)

- Etc.

Mit zunehmender Markttransparenz (extern), gleichzeitig steigenden Wirtschaftlichkeits- und präsenteren Compliance-Anforderungen (extern/intern), sowie Professionalisierungszielsetzungen (intern), sollten in Organisationen des Non-Profit-Sektors Einkaufs- und Beschaffungsfunktionen an Bedeutung gewinnen.

Folgende Schritte zur Einführung und Professionalisierung der Beschaffungsfunktion einer Organisation sind unserer Erfahrung nach erfolgreich:

1. Schritt:  Nutzenverständnis
Die Organisation muss erkennen, dass mit Hilfe einer (zentralen) Beschaffungsorganisation sowohl
a)  einem Rechtfertigungsdruck von außen begegnet werden kann als auch

b)  die Umsetzung interner, wie externer Vorgaben und Anforderungen zum Umgang
mit zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln erheblich verbessert werden kann.

Zusätzlich kann hiermit die Professionalisierung der Gesamtorganisation bei gleichzeitiger Steigerung der Kosteneffizienz vorangetrieben werden.

2. Schritt: Die Konzeption der Beschaffungsfunktion unter Berücksichtigung:
a)  Zentrale Vorgaben und Anforderungen (interne Compliance-Vorgaben,
Vorgaben zur Verwendung bezuschusster Mittel, Zeichnungs- und Vertragsmanagement-Vorgaben,
usw.), die in und an die Organisation gestellt sind, werden herausgearbeitet,
um sie bei der Erarbeitung der Beschaffungsprozesse umzusetzen.

b)  Zur sofortigen Förderung einer Verankerung in der Organisation,
wird eine Analyse der Ausgabensituation zur Ableitung der Schwerpunktthemen
unterstützt durch Schattenmanagement (s. Link Homepage) durchgeführt.

3. Schritt: Pilotprojekte initiieren und Rahmenbedingungen schaffen
Nachdem die Beschaffungsfunktion konzeptioniert ist, kann sie schrittweise organisatorisch (Personal, Budget, etc.) und wirkungsseitig (Produkt-/ Warengruppen, strategisch/ operativ, Involvement, etc.) aufgebaut werden. Hierfür bietet sich ein iteratives Vorgehen mit Hilfe von Pilotprojekten an.

Wir haben dieses Vorgehen bereits erfolgreich umgesetzt und freuen uns darauf mit Ihnen unseren Lösungsansatz zu vertiefen.

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